Soal Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Bidang  Studi      : KK 7 (Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan)

Kelas                     : XI APK

Berilah tanda silang (X) huruf a, b, c atau d pada jawaban yang paling benar.

1.       Secara Etimologi, kata arsip berasal dari kata Archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu berasal dari bahasa.......

a.       Belanda                                b. Inggris                              c. Latin                  d. Yunani

                                               

2.       Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip.....

a.       Financial record                 b. Sales record                  c. Inventory record                         d. Personal record

3.       Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu disebut.....

a.       Arsip vital                             b. Arsip primer                  c. Arsip pasif                       d. Arsip aktif

4.       Yang merupakan tujuan kearsipan adalah......

a.       Agar tenteram

b.      Untuk menjaga kelestarian kantor

c.       Agar arsip terus bertambah

d.      Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

5.       Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rak. Penempatan arsip seperti ini disebut....

a.       Horizontal                            b. Vertikal                           c. Korporil                            d. Lateral

6.       Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana didalam laci terdapat deretan hanging folder. Merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut.....

a.       Ordner                  b. Filing cabinet                 c. Rotary                              d. Shel hecter

7.       Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit ditengah disebut......

a.       Folder                   b. Map  snel hecter         c. Ordner                             d. Stop map folio

8.       Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut....

a.       Stapler                  b. Perforator                      c. Ordner                             d. Staples

9.       Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan dan dipertanggung jawabkan secara terpusat, merupakan azaz....

a.       Azaz desentralisasi                                          c. Azaz desentralisasi terkendali

b.      Azaz sentralisasi                                                d. Azaz terpimpin

10.   Pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip baik surat masuk/surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi, disebut....

a.       Azaz sentralisasi                b. Azaz desentralisasi     c. Azaz sentralisasi terkendali                     d. Azaz terpimpin

11.   Kartu indeks disimpan pada laci cardey, menggunakan sistem....

a.       Subjek                  b. Abjad                               c. Wilayah                            d. Tanggal

12.   Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Pengertian dari....

a.       Inventory record              b. Financial record           c. Personal record            d. Sales record

13.   Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, pengertian.....

a.       Inventory record              b. Personal record           c. Financial record            d. Sales record

14.   Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi, pengertian....

a.       Sales record                        b. Production record      c. Personal record            d. Financial record

15.   Arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi, pengertian...

a.       Arsip biasa                           b. Arsip tidak penting     c. Arsip penting                 d. Arsip rahasia

16.   Arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi , pengertian...

a.       Arsip tidak penting          b. Arsip biasa                     c. Arsip rahasia                  d. Arsip sangat penting

17.   Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor, pengertian.....

a.       Arsip statis                          b. Arsip dinamis                                c. Arsip aktif                       d. Arsip semi aktif

18.   Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip disebut....

a.       Stapler                  b. Ordner                            c. Guide                               d. Perforator

19.   Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 Cm yang didalamnya terdapat besi penjepit disebut....

a.       Stapler                  b. Guide                               c. Ordner                             d. Perforator

20.   Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas disebut....

a.       Guide                    b. Perforator                      c. Stapler                             d. Ordner

21.   Sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dalam menggunakan waktu, tempat, tenaga dan biaya disebut....

a.       Penyimpanan arsip                                          c. Manfaat penyimpanan arsip

b.      Kegunaan penyimpanan arsip                    d. Sistem penyimpanan arsip

22.   Tanda-tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks disebut...

a.       Caption                 b. Sistem abjad                 c. Mengindeks                  d. Kode

23.   Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali disebut....

a.       Caption                 b. Sistem tanggal              c. Sistem abjad                  d. Mengindeks

24.   Yang merupakan keuntungan dari penggunaan asas sentraisasi adalah....

a.       Proses kerja lebih lancar dan arsip lebih mudah ditemukan

b.      Penetapan nilai guna arsip lebih tepat

c.       Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya

d.      Penggunaan ruang lebih efisien dan efektif

25.   Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah....

a.       Melatih petugas kearsipan

b.      Menambah tugas sekretaris

c.       Mengurangi kebutuhan akan arsip

d.      Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan

26.   Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut....

a.       Mengode            b. Mengindeks                  c. Caption            d. Menyortir

27.   Sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem peyimpanan karena....

a.       Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

b.      Semua orang mempunyai nama

c.       Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama

d.      Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

28.   Dalam mengindeks nama dalam sistem abjad terdiri dari....

a.       Nama subjek/organisasi                                                c. Nama wilayah

b.      Nama masalah                                                   d. Alamat tujuan

29.   Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat disebut....

a.       Sistem tanggal                   b. Sistem abjad                 c. Sistem wilayah              d. Sistem nomor

30.   Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan nama subjek/masalah disebut...

a.       Sistem subjek                    b. Sistem tanggal              c. Sistem wilayah              d. Sistem nomor

31.   Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip disebut...

a.       Kartu tunjuk silang           b. Out slip            c. Kartu indeks                  d. Out folder (map pengganti)

32.   Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan dan digunakan sebagai alat bantu untuk menemukan arsip disebut....

a.       Kartu tunjuk silang           b. Kartu indeks                  c. Out folder                       d. Out slip

33.   Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan disebut...

a.       Mengindeks                       b. Caption (kata tangkap)             c. Mengkode                     d. Daftar klasifikasi

34.   Daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan nama, masalah, wilayah, dan nomor disebut...

a.       Mengkode                          b. Daftar klasifikasi                          c. Caption                            d. Mengindeks

35.   Langkah-langkah penyimpanan surat adalah...

a.       Memeriksa-mengindeks-menyortir-mengkode-menyimpan

b.      Memeriksa-mengindeks-mengkode-menyortir-penyimpanan

c.       Memeriksa-mengkode-menyortir-mengindeks-menyimpan

d.      Memeriksa-menyortir-mengindeks-mengkode-menyimpan

36.   Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika suatu laci memuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah....

a.       15 guide                               b. 12 guide                          c. 14 guide                           d. 13 guide

37.   Jika wilayah utama adalah nama propinsi, maka sub wilayah berdasarkan pembagian menurut wilayah administrasi negara adalah nama...

a.       Kecamatan                          b. Kota madya                   c. Kelurahan                       d. RW

38.   Jika tidak diketahui subjek dari surat yang akan disimpan sedangkan surat disimpan dengan menggunakan sistem subjek, maka pencarian dapat menggunakan alat bantu yaitu...

a.       Kartu nama                         b. Kartu tunjuk silang                     c. Kartu indeks                  d. Caption

39.   Surat-surat yang diterima oleh organisasi yang berasal dari organisasi lain disebut...

a.       Surat penting                     b. Surat rahasia                                 c. Surat masuk                   d. Surat keluar

40.   Surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi untuk dikirim kepada perusahaan lain disebut...

a.       Surat penting                     b. Surat rahasia                                 c. Surat keluar                   d. Surat masuk